Automatización de la gestión documental.
En los últimos años, un gran número de organizaciones ha implementado procesos documentales que evidencian y soportan las funciones realizadas como resultado de sus actividades diarias. Dichos procesos son de carácter secuencial y transversal a las mismas, y están destinados a la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de los documentos, ya sean físicos o electrónicos. Basado en lo anterior, la gestión se realiza, generalmente, a través de la producción de documentos físicos, haciendo uso de planillas de entrega, formatos de préstamos documentales, acuses de recibido, entre otros; y documentos electrónicos como correos electrónicos e información no estructurada que, dependiendo de cada organización, puede ser ejecutada por humanos o por sistemas especializados para tal fin.
En este sentido, una organización produce un extenso número de documentos que, sin una adecuada gestión documental, pueden generar problemas como desperdicio de papel, pérdida de información, gran cantidad de tiempo en consulta o recuperación de información, entre muchos otros inconvenientes administrativos y costes económicos para de la entidad. Para contrarrestar y mitigar este tipo de situaciones, se hace necesaria la implementación de la automatización para la transformación de la gestión documental, entendida como la capacidad de hacer uso de sistemas para llevar a cabo ciertas acciones que normalmente son ejecutadas por personas, soportado con diferentes metodologías y tecnologías.
La automatización de documentos (también conocido como ensamblaje de documentos) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos. Estos incluyen sistemas basados en la lógica que utilizan segmentos de texto o información ya existentes para generar un nuevo documento. La automatización de documentos puede ser utilizada para automatizar todo texto condicional, texto variable e información contenidos en un conjunto de documentos.
Los sistemas de automatización permiten a las empresas reducir al mínimo la entrada de datos, el tiempo dedicado a la lectura y corrección, así como los errores humanos. Algunos beneficios adicionales pueden ser: ahorro de tiempo y financiero debido al menor manejo de papel, carga de documentos, almacenamiento, distribución, envío, trabajo y gasto.
En tal razón, la automatización de procesos documentales es un factor clave en la transición de la gestión documental manual a la realizada de forma automática o semiautomática por medio de tecnologías de información.
De esta manera, se puede determinar que la automatización de procesos documentales conlleva una serie de oportunidades para las organizaciones como lo son: reducción de costos, programación automática de tareas, control y seguimiento de estas en tiempo real permitiendo la generación de reportes; disminución de tiempo que deriva en aumento de la productividad y evitando reprocesos por errores operativos. Todo esto, en conformidad con los marcos regulatorios existentes soportados en las políticas “cero papel”, promoviendo la normalización de los archivos en las organizaciones y generando poco a poco una cultura digital.
Beneficios primarios.
Control de versiones.
El auge de los sistemas de gestión documental ha supuesto la mejora y actualización de numerosas funcionalidades. El control de versiones ha estado durante muchos años ligado a la informática favoreciendo la labor de los desarrolladores, pero ¿qué labor puede realizar para mejorar la gestión documental?
¿Qué es el control de versiones?
Se llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron.
Historial de versiones.
El historial de versiones recoge en una misma localización todas las versiones que se han creado de un mismo documento. Es una característica muy diferente dependiendo del tipo de gestor documental con el que se trabaje. Por ejemplo, en los sistemas más avanzados el control de versiones establece la posibilidad de generar un historial ilimitado de versiones al que se podrá volver siempre que se crea necesario.
Seguimiento de cambios.
El seguimiento de cambios es el concepto entorno al que gira la idea del control de versiones. Dependiendo del sistema que se utilice y de lo avanzado de sus características, esta funcionalidad determinará aspectos diferentes.
En los sistemas de gestión documental en los que la colaboración en documentos es un aspecto recurrente, el seguimiento de cambios es una característica fundamental. Por ejemplo, en un documento en el que trabajan diferentes empleados, cada uno aporta parte de sus conocimientos al mismo. Con el seguimiento de cambios no se corre el riesgo de pérdida o modificación de la información, ya que siempre se permite volver a la versión anterior de cualquier archivo.
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