21, Abr 2023
Validación/Verificación de procedimientos analíticos enfoque EDQM
La directriz de la ICH sobre «Validación de procedimientos analíticos: Texto y Metodología» (Q2) constituye un análisis de las características de validación que deben tenerse en cuenta durante la validación de un procedimiento analítico (la directriz también se ha adoptado para los veterinarios durante el debate de la VICH). Se dirigen principalmente a la industria farmacéutica
indicando qué datos de validación deben proporcionarse en un expediente de solicitud. Estos datos deben demostrar que las pruebas y los criterios de aceptación propuestos están suficientemente controlados para garantizar una calidad reproducible de los productos en el momento de su comercialización y un control adecuado durante su vida útil (estabilidad).
Dado que las circunstancias en las que trabaja una OMCL son diferentes de las de una empresa farmacéutica – en la mayoría de los casos no se realizan análisis rutinarios, sino que a menudo las respuestas deben en un corto periodo de tiempo, es necesario reconsiderar el grado de validación/verificación antes de realizar un análisis. Por otra parte, en todos casos debe garantizarse que el resultado presentado es fiable. También hay que destacar que los materiales de referencia adecuados son un factor importante tanto para la realización de los los estudios de validación/verificación como en el propio análisis. El uso de preparados de referencia es ampliamente aceptado puede evitar en determinadas circunstancias la consideración de algunas
características de validación, sobre todo en el ámbito de los productos biológicos: esto debe justificarse caso por caso. El OMCL podrá decidir el alcance necesario teniendo en cuenta los factores de riesgo.
El ámbito de aplicación de este documento -dirigido específicamente a los OMCL- es orientar sobre el alcance de la validación/verificación necesaria, en función de diversas circunstancias, es decir, el objetivo del análisis (por ejemplo, detección de incumplimiento), la cantidad de datos de validación ya disponibles (por ejemplo, en caso de transferencia de un método), la experiencia o los datos históricos ya disponibles en el OMCL individual (por ejemplo, recuperación a partir de una matriz compleja; uso rutinario de una valoración estándar incluso si se valoran sustancias diferentes), etc.
Este documento es igualmente aplicable a productos de origen sintético y biológico. No aborda las prácticas habituales de laboratorio: por ejemplo, orientaciones relativas al uso del equipo, calibración, etc.
Este documento es una nota orientativa que ofrece recomendaciones detalladas sobre el de validación/verificación en función de la categoría del procedimiento analítico; cabe señalar que siempre son posibles otros enfoques. Con respecto a la nueva Directiva 2010/63/UE relativa a la utilización ética de los animales para fines científicos y educativos y el convenio europeo sobre protección de los animales vertebrados utilizados para experimentación y Otros Fines Científicos (Consejo de Europa) es necesario prestar especial atención al uso de métodos in vivo como procedimientos analíticos. Debe hacerse todo lo posible para racionalizar y racionalizar y restringir al mínimo necesario la utilización de animales sobre la base de un análisis exhaustivo de la situación.
Cabe destacar que este documento no puede ofrecer asesoramiento detallado para todos los casos posibles en los que se utilicen ensayos in vivo. El propósito de este documento es proporcionar una orientación general. En todos los casos, deberá incluirse una breve descripción y/o justificación del enfoque elegido, incluidos los métodos, deberá describirse en la documentación interna del análisis.
Datos de validación
Deberán justificarse las modificaciones del método validado original. En función de la naturaleza de las modificaciones y del resultado de la evaluación del riesgo, podrán emprenderse actividades de validación o verificación suplementarias. Se aplicarán las mismas definiciones que en el documento ICH.
Categorías de análisis
En este capítulo se definen las diferentes situaciones analíticas (categorías) que pueden darse en un OMCL y las características de validación correspondientes que deben tenerse en cuenta. Consulte la versión actual de la directriz ICH sobre «Validación de procedimientos analíticos»: Text and Methodology» (Q2).
Los estudios formales de validación, de acuerdo con los requisitos de la ICH, deben llevarse a cabo cuando se desarrolle un nuevo método, cuando se utilice un método existente o cuando los datos de validación de un método existente deban completarse.
Según la norma ISO 17025, la validación es necesaria para los métodos no normalizados. .En el contexto de la OMCL, los métodos de farmacopea y los métodos validados de una autorización de comercialización se consideran métodos estándar.
La verificación del método debe realizarse para demostrar que en las condiciones reales de uso en los laboratorios individuales el método (validado) es adecuado (apto para su uso). Esto puede lograrse realizando las pruebas de idoneidad del sistema (por ejemplo, la resolución en un método cromatográfico) el control de la sensibilidad en el umbral de notificación, el control de la integridad de un paso de reacción (por ejemplo, extracción, reacción de hidrólisis) antes de que pueda realizarse la determinación propiamente dicha, verificar la precisión del método, etc. Esto también puede lograrse realizando un ejercicio de transferencia del método, en el laboratorio que ha establecido el método y el OMCL y comparando los resultados para demostrar la equivalencia. En todos los casos, se incluirá una breve nota en la que se expliquen los motivos del método elegido (en función de la complejidad del análisis requerido). La complejidad del análisis requerido-, deberá incluirse en la documentación interna del análisis. Las desviaciones de esta directriz deberán justificarse.
En las tablas 1 a 8 se contemplan varias categorías de análisis:
Tabla 1: Método publicado en la Farmacopea Europea
Los procedimientos analíticos descritos en una monografía se consideran validados. El OMCL debe verificar que todos los materiales de referencia necesarios y que se realizan las pruebas de idoneidad del sistema requeridas. Para las pruebas de sustancias relacionadas, la especificidad para cualquier impureza conocida que no figure en la monografía (por ejemplo, la lista de transparencia Ph Eur). Para las monografías de productos terminados, el OMCL debe verificar que ningún excipiente interfiera en el análisis de la sustancia activa, a menos que se indique contrario en la monografía.
Nota: Para entrar en esta categoría, los procedimientos deben ser descritos en detalle, no por ejemplo como en algunos casos para biológicos donde hay sólo una descripción general del método. Los detalles pueden proceder del informe publicado del estudio colaborativo (por ejemplo, los informes de estudios BSP en Pharmeuropa Bio & Scientific notes)
Tabla 2: Método validado de un fabricante (1ª autorización de comercialización)
Los procedimientos analíticos tomados de una autorización de comercialización están totalmente validados por la empresa.
1er MAH = producto fabricado por el MAH que validó el método original utilizado. 2º HAC = producto de un fabricante diferente
para el que no se ha validado específicamente el método original utilizado.
Cuando los métodos procedan de un expediente o expedientes de solicitud antiguos sin datos de validación o con datos insuficientes, se deberá informar a la Autoridad Competente supervisora. Para las características de validación que deben tenerse en cuenta, véanse las tablas 2, 5.
Tabla 3: Método publicado no compendial
Las características de validación a considerar dependerán siempre de la cantidad de datos de validación aportados. Si el método ha sido completamente validado y los datos se han publicado en la bibliografía, véase el cuadro 1. En caso contrario, deberá tenerse en cuenta lo siguiente.
Tabla 4: Método de sustancia activa utilizado para un medicamento
El principal factor a considerar aquí es la influencia de la matriz en el análisis, incluyendo la interferencia de los excipientes.
Tabla 5: Métodos validados para reducir, perfeccionar o sustituir el uso de animales (3R)
Tabla 6: Detección de incumplimientos
El cribado de la no conformidad significa que el objetivo del análisis es detectar la posible no conformidad del producto con las especificaciones.
Este tipo de cribado se realizaría cuando se solicita un análisis rápido y/o cuando no se dispone de datos de validación del método. El procedimiento debe documentarse en todos los casos.
Si se detecta un incumplimiento, debe ampliarse el alcance de la validación, por ejemplo, considerando la posibilidad de cambiar a un método bien reconocido (método de compendio o método del expediente MAH).
Tabla 7: Detección de productos/contaminantes desconocidos
En estos casos, se carece de información sobre el producto que debe analizarse con respecto a su declaración en la etiqueta (presencia o ausencia de determinadas sustancias) o para aclarar otros aspectos solicitados por la Inspección.
Pruebas a tener en cuenta: identificación, ensayo y, tal vez, pruebas de pureza. El primer paso importante es identificar los principales componentes del producto.
Tabla 8: Desarrollo de un nuevo método
Esto ocurre principalmente cuando un producto se prueba en condiciones de ensayo rutinarias y/o cuando se utiliza un procedimiento analítico interno.
¿Existen herramientas en el mercado que mejoren los procesos administrativos y de laboratorio?
Como bien sabemos el desafío más grande al que se a puesto a prueba el sector farmacéutico es el relacionado con la integridad de datos. Y el proceso de validación de método analíticos no cae fuera de este requerimiento ¡Pero! ¿Por qué es tan complejo este tema? La respuesta se deriva por la gran cantidad de datos y documentos que se emiten día con día en el que se ven impactados documentos y libros de Excel.
Recordemos que la validación de software y libros de Excel es el primer paso. No obstante, muchos libros de Excel utilizados en el sector farmacéutico no cuentan con evidencia de validación lo cual es un riesgo que podrá derivar en un hallazgo critico ante una inspección regulatoria.
El segundo paso y el más complejo es adherir las configuraciones necesarias que eleven la integridad de datos y favorezcan el mantenimiento tanto de software como de Libros de Excel.
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Referencias
- General European OMC L Network (GEON) Quality Management Document
- Validation of analitycal procedures :text and methodology Q2
- 0
- Por Team deappharma
12, Abr 2023
Definiendo los requerimientos de usuario
Una clave muy importante para la validación del software y libros de Excel es una especificación documentada de los requisitos que defina:
– el «uso previsto» del software, libro de Excel o equipo automatizado; y
– la medida en que el fabricante del producto depende de ese software, libro de Excel o equipo para la producción de un producto sanitario de calidad.
El fabricante del producto (usuario) tiene que definir el entorno operativo previsto, incluyendo cualquier configuración de hardware y software necesarias, versiones de software, utilidades, etc. El usuario también debe:
– documentar los requisitos de rendimiento del sistema, calidad, gestión de errores, puesta en marcha, apagado, seguridad, etc;
– identificar cualquier función o característica relacionada con la seguridad, como sensores, alarmas, enclavamientos, pasos lógicos de procesamiento o secuencias de comandos; y
– definir criterios objetivos para determinar el rendimiento aceptable.
La validación debe realizarse de acuerdo con un protocolo documentado, y los resultados de la validación también deben documentarse. Deben documentarse los casos de prueba que pongan a prueba el rendimiento del sistema con respecto a los criterios predeterminados, especialmente para sus parámetros más críticos.
Los casos de prueba deben abordar las condiciones de error y alarma, el arranque, el apagado, todas las funciones de usuario y controles de operador aplicables, posibles errores de operador de valores permitidos y las condiciones de estrés aplicables al uso previsto del equipo. Los casos de prueba deben ejecutarse y los resultados deben registrarse y evaluarse para determinar si los resultados permiten concluir que el programa informático está validado para el uso previsto.
Un fabricante de productos puede llevar a cabo una validación utilizando su propio personal o puede depender de un tercero, como el fabricante del equipo/software tercero, o un consultor. En cualquier caso, el fabricante del producto conserva la responsabilidad última de garantizar que el software del sistema de producción y calidad:
– se valide de acuerdo con un procedimiento escrito para el uso concreto previsto; y
– funcionará según lo previsto en la aplicación elegida.
El fabricante del producto debe disponer de documentación que incluya
– los requisitos de usuario definidos
– el protocolo de validación utilizado
– los criterios de aceptación
– casos de prueba y resultados; y
– un resumen de validación que confirme objetivamente que el software y/o Libros de Excel está validado para el uso previsto.
¿Existen herramientas en el mercado que mejoren los procesos administrativos y de laboratorio?
Como bien sabemos el desafío más grande al que se a puesto a prueba el sector farmacéutico es el relacionado con la integridad de datos. ¡Pero! ¿Por qué es tan complejo este tema? La respuesta se deriva por la gran cantidad de datos y documentos que se emiten día con día en el que se ven impactados documentos y libros de Excel.
Recordemos que la validación de software y libros de Excel es el primer paso. No obstante, muchos libros de Excel utilizados en el sector farmacéutico no cuentan con evidencia de validación lo cual es un riesgo que podrá derivar en un hallazgo critico ante una inspección regulatoria.
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31, Ene 2023
Validación de métodos analíticos
Validación en la industria
Validación se puede definir como “encontrar o evaluar la verdad de algo”. Cuando un método analítico es usado para generar resultados acerca de las características de la sustancia de interés (eg., Api o medicamentos), es vital que los resultados sean confiables, ya que estos serán usados como base para la toma de decisiones en relación, con la definición de la forma de administración del fármaco o medicamento al paciente.
Un estudio de validación, el cual deriva en un método analítico tiene como finalidad el asegurar que los resultados obtenidos sean fidedignos (ALCOA ++) siempre que estos, sean obtenidos dentro del proceso analítico.
La validación de métodos analíticos es solo uno de los tipos de validación requerida durante el desarrollo y/o manufactura del producto. Para cumplir con los requerimientos de las buenas prácticas de manufactura (GMP), las compañías farmacéuticas deberán tener una política general de validación, en la cual se detalle que documentación, parámetros y evaluación, serán los necesarios para desempeñar dicha acción, sin dejar de considerar como alcance las validaciones correspondientes a : Procesos de producción, procedimientos de limpieza, métodos analíticos, evaluación y pruebas de control dentro del proceso , así como , los sistemas computarizados.
El objetivo y razón de incluir la validación como un requerimiento en la cGMP y en la NOM 059 (Regulación local), es de asegurar la calidad en cada paso de la fabricación del fármaco o medicamento, y que la calidad no solo sea evaluada bajo un análisis final del producto. La validación está destinada a proveer el aseguramiento de la calidad de un proceso o sistema, y la cual ha sido establecida, diseñada para derivar a la redacción de una metodología de calidad, para ser usada en un análisis de control de; Proceso, liberación y/o estudios de estabilidad.
El aseguramiento de la calidad de un medicamento, no se encuentra solamente por un simple análisis, si no tal y como se mencionó, es el conjunto de análisis con su respectiva y previa documentación, que den soporte de validación en cada etapa del proceso (ALCOA ++ durante toda la cadena de suministro).
Necesidad de la validación
Cada día, se realizan en el mundo un alto número de análisis, relacionados al monitoreo de compuestos orgánicos, y estas mediciones son utilizadas en algunas situaciones para la toma de decisiones, en áreas como son; control de calidad durante el proceso y la manufactura, comercios, y consumo. Entonces, muchas de estas decisiones, están con base en las mediciones o resultados obtenidos, como son; Liberación de un lote, liberación de producto, lanzamiento de un producto, que al final de la cadena de suministro puede afectar la salud, reputación, costos de análisis, retrabajos y un impacto directo económico, si no se evalúa correctamente un dato. Es aquí donde, la evaluación y obtención de un dato reproducible y seguro (Data Integrity) muestra su importancia, por estas razones, los requerimientos de los laboratorios incluyeron el termino de validación de métodos dentro de sus procesos analíticos.
Los governance de concientización han sido establecido como un requerimiento de control de calidad creado por agencias regulatorias para verificar que los laboratorios están correctamente desempeñando este trabajo, grupos de trabajo regulatorio desarrollan guías oficiales para llevar a cabo la validación, así como el establecimiento de sus criterios. Estas referencias (guías) deberían deberán ser evaluadas para garantizar con esto la confianza.
Los métodos analíticos deben ser validados por profesionistas analistas. Un método analítico con poca confianza para evaluar ensayos muy seguramente provea datos falsos, y entonces esto podría desencadenar en un retiro de producto (Recall).
El ejercicio de validación es costoso y consume mucho tiempo. Normalmente esta función es desarrollada por un área de calidad o soporte analítico, lo que puede alterar el trabajo normal del laboratorio. Sin embargo, el uso de métodos validados elimina repeticiones en el laboratorio y mejora el prestigio de laboratorio favoreciendo a los clientes y la rentabilidad a largo plazo.
En resumen, la validación de un método analítico deberá ser desempeñado por las siguientes razones:
- Elevar la integridad y calidad de los resultados.
- Los productos podrán alcanzar la aceptación por agencias internacionales.
- Lograr (cuando aplique) un rango de aprobación como método “oficial/método de referencia” por las agencias regulatorias.
- Te apoya a lograr la acreditación de requerimientos mandatorios para laboratorios por las guías ISO 17025 y requerimientos normativos GxP.
- Mejora el balance financiero del laboratorio.
Propósito de la validación
Un método analítico detalla los pasos necesarios a desempeñar en un análisis, los cuales pueden incluir, pero no limitados a la descripción de; Preparación de las muestras, estándares y reactivos, uso de algún aparato o instrumento, generación de una curva de calibración, uso fórmulas para realizar el cálculo, etc. El propósito de la validación de un método analítico debe ser adecuado, porque de esto depende el diseño hacia el uso previsto para el que será utilizado.
El uso de los métodos analíticos durante etapas del desarrollo del producto y/o manufactura, provee información con relación a lo siguiente y de los cual depende el alcance de validación:
- Potencia, La cual puede estar correlacionada de manera directa a los requerimientos de una dosis conocida o al establecimiento de esta.
- Impurezas y/o sustancias relacionadas, cuales pueden estar relacionados a mostrar el perfil de seguridad impurezas, la interpretación y predicción en la formación de estas (se asocia directamente con el paciente).
- Evaluación de las características claves del fármaco (caracterización), como son; forma cristalina (polimorfismo), liberación del fármaco (forma farmacéutica de dosificación), uniformidad y disolución (pruebas de aptitud de proceso esenciales para pruebas de liberación), las cuales, al ser evaluadas nos dan información sobre las propiedades que pueden comprometer la biodisponibilidad.
- Productos de degradación, los métodos necesitan ser indicativos de estabilidad, siempre y cuando estos sean utilizados en estudios de estabilidad de medicamentos y fármacos (esencial uso de PDA o MS-LC para una correcta evaluación de la pureza cromatográfica y pureza química). Es indispensable que estos productos de degradación estén cuantificados dentro de un umbral adecuado (establecer el límite con base a ICH Q3A (R) e ICH Q3B (R)) que no sea un riesgo para el paciente, las guías anteriormente mencionadas marcan la directriz específicamente para las impurezas que pueden surgir como productos de degradación de la sustancia farmacológica, o que surgen de interacciones entre la sustancia farmacológica y los excipientes o componentes de los materiales de envasado primarios. La directriz establece una justificación para la notificación, identificación y calificación(cuantificación) de tales impurezas, en base a una evaluación científica de las impurezas probables y reales observadas, y de las implicaciones de seguridad, siguiendo los principios elaborados en la directriz principal. Estas guías describen y proponen valores umbral para informar y controlar las impurezas, en función de la dosis diaria máxima de la sustancia farmacológica administrada en el producto.
Los parámetros y efectos descritos anteriormente, así como su buena implementación aseguran que la producción de la sustancia fármaco o medicamento sean consistente.
La validación de métodos analíticos entonces; es un proceso relevante y este debe ser desempeñado. Ya que este proceso genera los datos necesarios para demostrar integridad, confiabilidad y consistencia. Con base en todo el análisis previó, entonces, podemos definir que el propósito de realizar o desempeñar la validación analítica es demostrar que los procesos involucrados en el desarrollo y manufactura del producto, tales cuales son; producción, limpieza y evaluación analítica, pueden ser desempeñadas de una manera efectiva y reproducible y con esto generan calidad, seguridad y eficacia.
Ahora que conoces la la importancia del proceso de validación vamos con el siguiente paso ¡Mejorar el proceso! ¿Quieres saber como?
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24, Nov 2022
Registros electrónicos (Identificadores)
Cuando se gestionan documentos o datos de laboratorio dentro de la industria regulada una función importante dentro del entorno de las buenas prácticas de laboratorio en sistemas computarizados e informatizados es aquel relacionado al control de registros. Visto desde una parte de trazabilidad este identificador es la base de búsqueda de algún documento y/o el comienzo para vincular acciones preestablecidas ya que es de carácter único.
Este articulo estará enfocado hacia el proceso de validación de métodos analíticos, sin embargo el concepto general aplica a diferentes esquemas de software eg, sistemas documentales, datos de laboratorio y hojas de cálculo.
Para comenzar con este articulo compartimos las siguientes definiciones, tales cuales anteceden la esencia de estas líneas.
Como definiciones para el proceso de validación de métodos analíticos establecidas por FDA y USP, respectivamente son;
FDA: “La validación de un método analítico es el proceso por el cual se establece, mediante estudios de laboratorio, que las características de desempeño del método cumplen con los requisitos para las aplicaciones analíticas previstas.”
USP: “La validación de métodos, es el proceso por el cual se demuestra que los procedimientos analíticos son aptos para el uso indicado.”
Como se puede percibir en las definiciones anteriores sobre la validación de métodos analíticos, se haca referencia a la palabra “PROCESO”. La definición de proceso se expresa de la siguiente manera: procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa para elaborarla o transformarla.
Como bien sabemos los procesos de validación de métodos analíticos actualmente son realizados con el uso de hojas de cálculo, donde podemos encontrar varios gaps de integridad de datos. Bajo esta situación el control de registros depende de la clave que se asigna al protocolo de validación correspondiente y por ende el sitio donde se almacena la carpeta física con resultados.
Durante nuestra experiencia hemos observado diferentes situaciones desafortunadas para acceder a la información con procesos de gestión actual, los más representativos son:
- La información no se encuentra en el sitio ubicado destinado en el archivo muerto.
- La información impresa se extrajo y nunca se regresó a su sitio.
- La información impresa se puede destruir y generar un reporte nuevo sin posibilidad de trazar la existencia del primer documento.
Derivado de las situaciones anteriores no solo se observa un impacto sobre los documentos y/o datos de laboratorio. Lo que se impacta de manera esencial es la integridad de los datos y la toma de decisiones.
¿Cómo se impacta la integridad?
La integridad se ve impactada por la falta de control sobre datos y registros. Recordemos que la integridad de datos define que los datos y documentos deben ser perdurables para que estos se mantengan: atribuibles, legibles, contemporáneos y exactos. Por ende, la manera actual de gestionar las validaciones carece de integridad con grandes áreas de oportunidad que se deben atender y solucionar.
¿Que son los registros?
Una parte importante para el control de datos es la estructuración sistemática de registros, tales cuales deben ser ordenados y monitorizados. Pero ¿Qué es un registro?
Un registro es toda la información de un elemento que se almacena en un archivo o tabla de base de datos; por ejemplo, el conjunto de datos debe incluir el nombre del producto, tipo de trabajo, dosis, categoría de método a evaluar, tipo de prueba, referencias de protocolos y vigencias. Así como quien y cuando se creó dicho registro. En algunos casos específicos un registro debe permitir la correlación de este con otros previamente realizados.
Como se mencionó los registros son identificadores únicos tales cuales están estructurados por prefijos, sufijos y números establecidos por algoritmos establecidos. De esta manera se da una secuencia definida sin posibilidad de duplicidad y con una completa trazabilidad mediante pistas de auditoría. Es importante considerar que los registros dentro de los sistemas computarizados e informatizados deben ser ordenados e identificados de manera secuencial para una búsqueda eficiente y un acceso rápido.
¿Nosotros como lo hacemos?
A continuación, te mostramos la secuencia de pasos que realiza nuestro sistema estrella para la creación, control y acceso a registros de validación de métodos analíticos. No obstante, te invitamos a revisar nuestros otros desarrollos, tales cuales cuentan también con estas funciones.
Vallamos entonces.
En la actualidad hay muchos gaps relacionados al acceso y control de sistemas computarizados (se incluyen hojas de cálculo). Es por esto que en deappharma desarrollamos herramientas que potencian tu cumplimiento de manera fácil y lógica. Te invitamos a conocer y solicitar tu DEMO y/o implementación de licencia gratuita de nuestro sistema estrella eADMxL para realizar el proceso de validación de métodos analíticos. También te invitamos a explorar nuestros otros desarrollos y visualizar en que proceso te podemos ayudar.
El cambio está en tus manos. Nosotros de ayudamos a potenciar tu cumplimiento.
Referencias:
- FDA draft guidance – Analytical Procedures and Methods Validation
- USP 31 –NF 26, Capítulo General Validación de métodos farmacopéicos
- Villareal de la Garza Sonia, Introducción a la computación. Cap 8 Ed. McGrawHill , México , 2007
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10, Nov 2022
¿Por qué es importante el control de accesos en sistemas computarizados en la industria regulada “log in-log out”?
Diariamente dentro de nuestra área de trabajo generamos gran cantidad de “data” que en la mayoría de los casos es de carácter sensible y mucha de esta es utilizada para alguna de las siguientes acciones:
- Toma de decisiones
- Evaluación de datos crudos
- Respuesta ante prevenciones
- Seguimiento a tendencias e históricos entre otros…
Como se bien se sabe los datos que generamos son de carácter GxP y por ende estos deben ser fidedignos y perdurables (esto aplica a Hojas de cálculo y Software). Bajo este hecho, es importante considerar que el acceso a la “Data” debe ser gestionada y monitorizada.
¿Qué es un control de acceso?
Un sistema de control de accesos se puede entender desde una vertiente física. En este sentido, se podría definir como aquel mecanismo que autoriza la entrada al sistema a las personas. El control de acceso informático o control de acceso a sistemas informáticos, en seguridad informática, consiste en la autenticación, autorización de acceso y auditoría. Una definición más estrecha de control de acceso abarcaría únicamente la aprobación de acceso, por lo que el sistema adopta la decisión de conceder o rechazar una solicitud de acceso de un sujeto ya autenticado, sobre la base a lo que el sujeto está autorizado a acceder (perfil de usuario).
Autenticación y control de acceso a menudo se combinan en una sola operación, por lo que el acceso está aprobado sobre la base de la autenticación exitosa.
Es importante mencionar que el control de acceso vinculante está estrechamente ligado a la firma digital ya que este mecanismo utiliza controles de autoridad para permitir firmar o realizar “check” de verificación dentro del sistema sobre las actividades reguladas.
Objetivos de los controles de acceso
El objetivo principal de un control de acceso es salvaguardar la información sobre datos regulados. Es por esto por lo que los sistemas computarizados y software deben contar con las siguientes atribuciones:
- El sistema debe registrar toda creación (nuevos registros y pruebas), modificación y cancelación de autorizaciones de acceso junto con la pista de auditoría asociada.
- El sistema debe utilizar controles de autoridad para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan utilizar el sistema, firmar electrónicamente un registro, acceder a la operación o al dispositivo de entrada o salida del sistema informático, alterar un registro o realizar operaciones contemporáneas.
- El sistema debe contar con controles de acceso para garantizar que el personal sólo tenga acceso a funcionalidad que sea apropiada para su papel en el trabajo (perfil de usuario), y que las acciones sean atribuibles a un individuo específico.
- El acceso a la documentación del sistema debe estar restringido a personal autorizado. Un plan de acceso al sistema podría describir estos controles.
- El sistema debe registrar toda creación, modificación y cancelación de autorizaciones de acceso junto con la pista de auditoría asociada.
Se debe considerar que el acceso al sistema debe realizarse a través de credenciales de inicio de sesión individuales utilizando una combinación única de ID de usuario y contraseña, u otros mecanismos de autenticación aprobados. Son aceptables las tecnologías de paso, como el inicio de sesión único, que aprovechan la autenticación anterior del usuario para firmar resultados y/o aprobar reportes.
El control de acceso a sistemas computarizados se realiza con una serie de objetivos puntuales, tales cuales son:
- Restringir o permitir el acceso de personas para sistemas computarizados en determinados procesos.
- Restringir o permitir el acceso a sistemas informáticos, bases de datos y otros servicios de información.
- Proteger los bienes físicos, equipos o datos de las organizaciones ante robos o accesos de terceros sin permiso.
- Detectar accesos no autorizados y poner en marcha mecanismos para evitarlos.
- Registrar y revisar eventos críticos realizados por los usuarios en los sistemas.
- Facilitar la organización de la empresa y el control de los trabajadores.
Principios básicos
Los tres principios básicos que rigen un control de acceso y seguridad son la identificación, la autenticación y la autorización. A continuación, vemos en qué consiste cada uno de ellos.
Identificación: Es el códigoque identifica al trabajador (ID único) y desbloquea el acceso a un sistema computarizado determinado.
Autenticación: En base a estos sistemas se detecta si la persona que está intentando el acceso se encuentra en la base de datos y si cuenta con los permisos necesarios. Es decir, consiste en la verificación de la identidad del usuario.
Autorización: Una vez que el sistema ha identificado y verificado la identidad del usuario, se procede (o no) a autorizar su acceso a los sistemas informáticos.
A estos tres principios se pueden añadir también el de trazabilidad, entendida como el seguimiento o rastreo de productos, personas o datos almacenados en el sistema.
¿El control de acceso forma parte de la validación del sistema computarizado?
El control de acceso forma parte del diseño del sistema. Es por esto que debe ser validado, de tal manera el sistema debe proporcionar la posibilidad de retar los siguientes aspectos:
- Permitir el uso de verificaciones del sistema operativo para hacer cumplir la secuencia permitida de pasos y eventos, según corresponda.
- Las verificaciones de autoridad deberán garantizar que solo las personas autorizadas puedan usar el sistema, acceder a la operación o al dispositivo de entrada o salida del sistema informático, alterar un registro o realizar la operación en cuestión.
- El sistema debe garantizar la unicidad en cada código de identificación de usuario, de modo que no haya dos personas que tengan la misma combinación de código de identificación.
- El sistema debe permitir al usuario autorizado el cambio de contraseña.
- El sistema debe asegurar el registro irrefutable de la identidad de usuarios que ingresan o autorizan datos a través del Audit Trail, el cual deberá registrar todas las acciones que crean, cambien o eliminen registros electrónicos con sus metadatos relacionados.
- El sistema debe generar una auditoria de rastreo segura, generada por el sistema y con sello de tiempo para registrar de forma independiente la fecha y hora de las entradas y acciones del usuario que crean, modifican o eliminan registros electrónicos. Los cambios de registro no ocultarán la información registrada previamente.
En definitiva, los mecanismos de control de acceso son fundamentales para la protección de datos en empresas, y son instrumentos imprescindibles para elevar la seguridad e integridad de los datos en instalaciones, equipos e instrumentos.
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Referencias
Guidance for Industry Part 11, Electronic Records; Electronic Signatures — Scope and Application
GAMP®5: A Risk-Based Approach to Compliant GxP Computerized Systems
Data Integrity and Compliance With CGMP Guidance for Industry FDA
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15, Sep 2022
Firmas electrónicas (Digitales)
Firmas electrónicas
Las regulaciones del FDA Título 21 CFR Parte 11 establece los criterios sobre los cuales el FDA considera los documentos electrónicos, firmas electrónicas y firmas escritas a mano realizadas a los documentos electrónicos para ser confiables, fiables y generalmente equivalentes a los registros de papel y firmas escritas a mano ejecutadas en papel. Los requisitos generales que establece la FDA son;
(a) Cada firma electrónica deberá ser única para un individuo y no deberá ser reutilizada por, o reasignada a, nadie más.
(b) Antes de que una organización establezca, asigne, certifique o sancione de otro modo la firma electrónica de un individuo, o cualquier elemento de dicha firma electrónica, la organización deberá verificar la identidad del individuo.
(c) Las organizaciones que utilicen firmas electrónicas deberán, antes o en el momento de su utilización, certificar de manera interna que estas están destinadas a ser el equivalente legalmente vinculante de las firmas manuscritas tradicionales.
Componentes y controles de la firma electrónica.
(a) Las firmas electrónicas que no se basen en la biometría deberán
(1) Emplear al menos dos componentes de identificación distintos, como un código de identificación y una contraseña.
Cuando un individuo ejecuta una serie de firmas durante un período único y continuo de acceso controlado al sistema, la primera firma deberá ser ejecutada usando todos los componentes de la firma electrónica; las firmas subsecuentes deberán ser ejecutadas usando por lo menos un componente de la firma electrónica que es solamente ejecutable por, y diseñado para ser usado solamente por, el individuo.
Cuando una persona ejecute una o más firmas que no se realicen durante un período único y continuo de acceso controlado al sistema, cada firma se ejecutará utilizando todos los componentes de la firma electrónica.
(2) Ser utilizadas únicamente por sus auténticos propietarios; y
(3) Ser administrada y ejecutada para asegurar que el intento de uso de la firma electrónica de un individuo por cualquiera que no sea su genuino propietario requiera la colaboración de dos o más individuos.
(b) Las firmas electrónicas basadas en la biometría se diseñarán para garantizar que no puedan ser utilizadas por nadie más que sus auténticos propietarios.
Controles de los códigos de identificación/contraseñas.
Las personas que utilicen firmas electrónicas basadas en el uso de códigos de identificación en combinación con contraseñas deberán emplear controles para garantizar su seguridad e integridad. Dichos controles incluirán:
(a) Mantener la singularidad de cada código de identificación y contraseña combinados, de manera que no haya dos personas que tengan la misma combinación de código de identificación y contraseña.
(b) Garantizar que las emisiones de códigos de identificación y contraseñas se comprueben, retiren o revisen periódicamente (por ejemplo, para cubrir eventos como el envejecimiento de las contraseñas).
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27, Jun 2022
Validación de hojas y libros de Excel
Validación de Hojas de Cálculo de Microsoft Excel
Te has preguntado si validar una hoja de Excel es equivalente a contar con una hoja de Excel integra. Aunque los conceptos parecen a simple vista los mismos. Es una realidad que no. Pero para comprender esto partamos de lo siguiente
Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten realizar operaciones matemáticas, procesar números y ayudar a realizar cálculos desde los más simples hasta los más complejos que implican manipular muchos números y realizar muchas operaciones numéricas.
La importancia de validar una hoja de cálculo Excel reside en que estas pueden afectar directa o indirectamente los atributos de calidad de los productos o procesos. Así como ayudar a una toma de decisión como, por ejemplo: la aprobación de un lote producto para su venta.
La validación de hojas de cálculo Excel no cae fuera de la definición que se establece en la normatividad local e internacional para validación. Existen diversas definiciones de validación, sin embargo, las más completas y consistentes son las de la NOM-059-SSA y la de la FDA, que la definen como:
NOM-059-SSA
<<…”es la evidencia documentada que demuestra que a través de un proceso especifico se obtiene un producto que cumple consistentemente con las especificaciones de calidad establecidas.” …>>
FDA
<<…” el establecimiento de evidencia documentada que proporciona un alto grado de seguridad, que un proceso especifico produce consistentemente sus especificaciones predeterminadas y sus atributos de calidad.” …>>
En donde:
- Documentada. La validación requiere de una minuciosa documentación de todas las acciones que se lleven a cabo dese el inicio hasta el final del estudio.
- Alto grado de seguridad y confianza. Se asume que incluso un programa grande en un sistema complejo computarizado se encuentra realmente libre de errores.
- Proceso especifico. Toda la validación de una hoja de cálculo es un proceso. Por ejemplo, el desarrollo y actividades de prueba de la hoja de cálculo son validadas para asegurar el buen funcionamiento de la hoja de cálculo. Algunas subpartes de validación, tales como calificaciones (instalaciones, operación y desempeño) son especificaciones para cada sistema.
- Consistente. La validación no es un evento de una sola ocasión. El desempeño del sistema de cómputo tiene que ser controlado durante el tiempo de vida del producto.
- Especificaciones. Las actividades de validación comienzan con la definición de especificaciones. El desempeño del sistema de cómputo tiene que ser verificado contra esas especificaciones. El criterio de aceptación está definido por esta prueba.
Enfoque para las hojas de cálculo (Excel) en concordancia con CFR21 parte 11 como sistema cerrado
Las hojas de cálculo Excel son considerados registros electrónicos, por este hecho deben ser tratadas como un sistema informatizado.
Un registro electrónico considera, los documentos y registros que son creados, modificados, mantenidos, archivados, recuperados y/o transmitidos a través de sistemas electrónicos.
Cuando se utilicen sistemas electrónicos para la creación, modificación, mantenimiento, archivo, recuperación y/o transmisión de registros electrónicos deberán establecer procedimientos y controles diseñados para asegurar la autenticidad, integridad y cuando aplique confidencialidad de los registros electrónicos y para asegurar que las firmas electrónicas no puedan ser declaradas como no genuinas. Los procedimientos y controles deben incluir:
- La validación de los sistemas para asegurar la exactitud, confiabilidad, funcionalidad, consistencia y la habilidad para distinguir entre registros inválidos o alterados.
- La habilidad de los sistemas o aplicaciones computacionales para generar copias de los registros exactas y completas, legibles tanto en su versión manual como electrónica, que permitan su inspección, revisión y copia.
- La protección de los registros, que permita su recuperación en forma rápida y exacta durante todo el periodo de conservación de estos.
- El permitir el acceso al sistema únicamente a personas autorizadas.
- El uso de los procesos de auditoría de rastreo seguros, generados por computadora, para registrar en forma independiente el acceso al sistema, así como las acciones que creen, modifiquen o borren registros electrónicos.
- Cotejos operacionales del sistema para obligar que los pasos y eventos ocurran en la secuencia establecida.
- Los cotejos para asegurar que solamente personas autorizadas puedan utilizar el sistema, firmar electrónicamente un registro, acceder a la operación del dispositivo de entrada y salida del sistema computarizado, modificar un registro o realizar la operación manual.
- La determinación de que las personas que desarrollan mantienen o utilizan sistemas de firmas/registros electrónicos tienen la capacidad, adiestramiento y experiencia para llevar a cabo sus tareas.
Firmas electrónicas
Las firmas electrónicas son una compilación de datos en la computadora ejecutados para algunos símbolos, adoptados o autorizados por un individuo que son equivalentes a su firma manuscrita. Para el caso de firmas electrónicas se debe considerar:
- Debe contener la información asociada con la firma que claramente indiquen el nombre en letra de molde de la persona que forma, la fecha y hora de cuando fue ejecutada la firma y el propósito asociado con la misma.
- Estas deben ser únicas para cada persona y cuando se dé el caso de un cambio, esta no debe repetirse o reasignarse a otra persona.
- Cuando el uso de las firmas electrónicas sea adoptado, se debe establecer la fecha a partir de la cual las firmas electrónicas son vigentes y equivalentes a las firmas en manuscrito, para lo cual es necesaria una certificación en un forma u hoja de papel y firmada con una firma en manuscrito.
Que debemos considerar al validar hojas de cálculo (Excel)
Como hemos descrito anteriormente las hojas de cálculo de Excel son consideradas sistemas computarizados. ¿Pero que hay acerca del proceso de validación?
Antes de comenzar debemos conocer y/o actualizar el plan maestro de validación, ya que en este documento deberemos describir por lo menos lo siguiente:
- Nombre del archivo de la hoja de cálculo incluyendo el número de versión
- Ubicación y lugar de almacenamiento de la hoja de cálculo
- Sistema operativo y Software utilizado (resumen de las instalaciones, sistemas, equipos y procesos a evaluar.
Para comenzar debemos partir de dos supuestos que serán los que necesitamos para alcanzar el objetivo. Obtener certidumbre sobre la integridad de datos de las hojas de cálculo Excel es un proceso que se debe llevar de manera sinérgica. Con esto el control y trazabilidad se otorga mediante soluciones informáticas que eleven sustancialmente el control y administración de nuestros libros de Excel que están validados y auditados de manera adecuada. Compartimos contigo lo siguiente para llevar a cabo el proceso de calificación/validación de libros de Excel.
Antes de iniciar con la validación de la hoja de cálculo de Excel debemos establecer los requerimientos de usuario de dicho libro. Recuerda que los requerimientos de usuario establecen de manera generar el alcance que tendrá el libro, sin describir de manera detallada el proceso de diseño y funcionalidad inicial.
Una vez establecidos los requerimientos de usuario del libro de Excel, podemos comenzar con el diseño de la hoja. De tal manera que desarrollemos la estructura de esta lo más acorde a lo establecido.
No obstante, también es factible desarrollar primero el libro y después estructurar los requerimientos de usuario. Esta opción favorece la redacción del documento de especificación.
El diseño de la hoja es una de las etapas más sensibles, ya que el formato y vinculación de cálculos se establece de manera sistemática y con escrutinio. Sin embargo, la verificación, validación y auditoria debe hacerse por un área ajena no dueña del Libro (recomendable).
Una vez se cuente con el desarrollo y diseño del libro de Excel viene la tarea de calificar/validar y auditar el archivo. Las consideraciones que deben formar parte de la documentación de soporte de validación son:
- Evaluación de precedencias. Esta evaluación indica el orden en que se ejecutan los cálculos en una fórmula si esta contiene varios operadores.
- Evaluación de celdas precedentes y celdas dependientes. Las celdas precedentes son aquellas que se refieren a fórmulas de otras celdas. Por otro lado, las celdas dependientes son aquellas que contienen fórmulas que se refieren a otras celdas.
- Referencias circulares. Este término se refiere al hecho de que una fórmula utilice la celda que lo contine como uno de sus parámetros de forma directa o indirectamente.
- Control de cálculo. Por defecto, Excel recalcula toda la hoja de cálculo cuando introduce un cambio en alguna de sus celdas.
- Inspección. La ventana de inspección es una función que forma parte de la auditoria de fórmulas de Excel. Con ella es posible visualizar la fórmula o las fórmulas de una misma hoja de cálculo de modo completo con el fin de facilitar su revisión, control y confirmación.
- Comprobación de errores. Se utiliza para localizar e identificar errores que pueden cometerse al introducir fórmulas.
- Revisión de ortografía. Se utiliza para corregir los textos contenidos dentro de los textos existentes en la hoja de Excel.
- Protección de la hoja. Existen diferentes herramientas en Excel para impedir que un usuario modifique, mueva o elimine accidental o premeditadamente los datos contenidos en las celdas de una hoja de cálculo o libro.
- Protección de la estructura del libro. Esta función impide la modificación de toda la estructura del libro, es decir, no permite mover, eliminar o agregar hojas, modificar su nombre, cambiar el tamaño de las ventanas, etc.
- Conservación. Esta función permite migrar un libro u hoja de Excel respectivamente hacia un sistema de alto control para su administración.
- Acceso seguro a libros de Excel. Esta función permite acceder de manera controlada al libro de Excel.
- Control de versiones. Esta función permite contralar mediante un explorador virtual las versiones de libros y hojas de cálculo.
- Pistas de Auditoria. Esta función permite establecer mediante un control de programación la estructuración dinámica de un “Audit Trail” sobre uso de cierto libro de Excel y su versión.
- Respaldo y Restauración. Esta función permite establecer la posibilidad de respaldar todos los archivos (libros de Excel) contenidos en la carpeta virtual.
Como lo has podido percibir, el alcanzar una hoja o libro de Excel con atributos de integridad de datos se vincula de estrechamente entre los controles “per se” de Excel y la sinergia con software de gestión y control.
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Beneficios de la validación de hojas de cálculo
Validar, administrar y controlar las hojas de cálculo o libros de Excel permite a las organizaciones:
- Permite mitigar uno de los riesgos más significativos en la industria. Siendo este la pobre integridad de las hojas de cálculo y su control.
- Los recursos físicos son optimizados como consecuencia del protagonismo digital. Así, el escaneo de los documentos físicos hace posible una reducción del tamaño de las instalaciones reservadas al archivo y custodia de todos los libros de Excel de la compañía.
- Centralización de la información, gracias a la cual se potencia tanto el flujo de trabajo como la colaboración entre distintos departamentos y, algo muy importante, entre distintas sedes o lugares de trabajo separados entre sí.
- Mayor grado de control de los diferentes libros gracias a la monitorización del ciclo de vida del archivo.
- Mayor seguridad, pues las copias de seguridad evitarán la destrucción de los libros, así como también se puede llevar un control sobre quién accede a los distintos libros y quién modifica la estructura de estos. Por lo que la sustracción de información sensible puede ser fácilmente rastreable.
Expertos en Validación de Hojas de Cálculo de Microsoft Excel
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Tipificación de hojas de cálculo
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20, May 2022
Linealidad del sistema
Es la capacidad del método analítico para obtener resultados directamente proporcionales a la concentración o cantidad del analito en un rango definido.
La linealidad puede demostrarse directamente en la sustancia farmacológica (mediante dilución de una solución madre estándar) y/o pesadas separadas de mezclas sintéticas de los componentes del producto farmacéutico, utilizando el procedimiento propuesto. Este último aspecto puede estudiarse durante la investigación en el rango definido. La linealidad debe evaluarse mediante la inspección visual de un gráfico de señales en función de la concentración o el contenido del analito. Si existe una relación lineal, los resultados del ensayo deben evaluarse mediante métodos estadísticos apropiados, por ejemplo, mediante el cálculo de una línea de regresión por el método de los mínimos cuadrados. En algunos casos, para obtener la linealidad entre los ensayos y las concentraciones de la muestra, puede ser necesario someter los datos del ensayo a una transformación matemática antes del análisis de regresión. Los datos de la línea de regresión pueden ser útiles para proporcionar estimaciones matemáticas del grado de linealidad.
Deben presentarse valores tales como:
Coeficiente de correlación (r). Muchos autores planteanque para que el método se considere lineal, el coeficiente de correlación debe ser mayor que 0,999. Sin embargo, la mejor forma de indicar la linealidad del método estudiado será realizar una prueba estadística de t (t de Student), en la cual se calculará la correlación lineal significativa (tr) a partir de la hipótesis nula de no correlación entre las magnitudes estudiadas («x» y «y«).
Pendiente (conocida también como coeficiente de regresión). Indica la sensibilidad de calibración o del método y se expresa en unidades de respuesta sobre unidades de concentración o cantidad del analito. La sensibilidad analítica relaciona la aleatoriedad de la respuesta con la aleatoriedad debida a la variación de la concentración, es inversamente proporcional a la capacidad de detectar pequeñas diferencias en la concentración del analito, y se obtiene dividiendo la pendiente de la curva de calibración por la desviación estándar de las respuestas en cada punto o concentración. Se considera que, a mayor pendiente, mayor sensibilidad y que mientras más pequeño sea el coeficiente de variación de la pendiente mayor será la linealidad (coeficientes de variación de la pendiente mayores que el 5,0 % indican falta de linealidad).
Intercepto. Es el estimador que se relaciona con la presencia de interferencias o errores sistemáticos. El intervalo de confianza del intercepto debe incluir al cero para cumplir con el requisito de proporcionalidad (como se exige para el cumplimiento de la ley de Lambert-Beer en los métodos espectrofotométricos). Se determinará la prueba de proporcionalidad mediante una prueba t considerando como hipótesis nula que el intercepto tiene que ser cero.
La intersección y la pendiente de la línea de regresión, así como la suma residual de los cuadrados. Debe incluirse un gráfico de los datos (reporte). Además, deberá presentarse un análisis de la desviación de los puntos de datos reales con respecto a la línea de regresión puede ser útil para evaluar la linealidad.
Algunos procedimientos analíticos, como los inmunoensayos, no demuestran linealidad
después de cualquier transformación. En este caso, la respuesta analítica debe describirse mediante una función apropiada de la concentración (cantidad) de un analito en una muestra. Para establecer la linealidad, se recomienda un mínimo de 5 concentraciones. Deberán justificarse otros enfoques.
Proceso de linealidad del sistema controlado y gestionado con eADMxL.
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Referencias
- Rampazoo P. Standardisation and validation of analytical methods in the pharmaceutical industry. Il Farmaco 1990; 45:807-15.
- Comellas L. Desarrollo de métodos en HPLC. Barcelona: Instituto Químico de Sarria, 1994:68.
- VALIDATION OF ANALYTICAL PROCEDURES: TEXT AND METHODOLOGY Q2(R1)
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13, May 2021
Automatización de la gestión documental.
En los últimos años, un gran número de organizaciones ha implementado procesos documentales que evidencian y soportan las funciones realizadas como resultado de sus actividades diarias. Dichos procesos son de carácter secuencial y transversal a las mismas, y están destinados a la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de los documentos, ya sean físicos o electrónicos. Basado en lo anterior, la gestión se realiza, generalmente, a través de la producción de documentos físicos, haciendo uso de planillas de entrega, formatos de préstamos documentales, acuses de recibido, entre otros; y documentos electrónicos como correos electrónicos e información no estructurada que, dependiendo de cada organización, puede ser ejecutada por humanos o por sistemas especializados para tal fin.
En este sentido, una organización produce un extenso número de documentos que, sin una adecuada gestión documental, pueden generar problemas como desperdicio de papel, pérdida de información, gran cantidad de tiempo en consulta o recuperación de información, entre muchos otros inconvenientes administrativos y costes económicos para de la entidad. Para contrarrestar y mitigar este tipo de situaciones, se hace necesaria la implementación de la automatización para la transformación de la gestión documental, entendida como la capacidad de hacer uso de sistemas para llevar a cabo ciertas acciones que normalmente son ejecutadas por personas, soportado con diferentes metodologías y tecnologías.
La automatización de documentos (también conocido como ensamblaje de documentos) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos. Estos incluyen sistemas basados en la lógica que utilizan segmentos de texto o información ya existentes para generar un nuevo documento. La automatización de documentos puede ser utilizada para automatizar todo texto condicional, texto variable e información contenidos en un conjunto de documentos.
Los sistemas de automatización permiten a las empresas reducir al mínimo la entrada de datos, el tiempo dedicado a la lectura y corrección, así como los errores humanos. Algunos beneficios adicionales pueden ser: ahorro de tiempo y financiero debido al menor manejo de papel, carga de documentos, almacenamiento, distribución, envío, trabajo y gasto.
En tal razón, la automatización de procesos documentales es un factor clave en la transición de la gestión documental manual a la realizada de forma automática o semiautomática por medio de tecnologías de información.
De esta manera, se puede determinar que la automatización de procesos documentales conlleva una serie de oportunidades para las organizaciones como lo son: reducción de costos, programación automática de tareas, control y seguimiento de estas en tiempo real permitiendo la generación de reportes; disminución de tiempo que deriva en aumento de la productividad y evitando reprocesos por errores operativos. Todo esto, en conformidad con los marcos regulatorios existentes soportados en las políticas “cero papel”, promoviendo la normalización de los archivos en las organizaciones y generando poco a poco una cultura digital.
Beneficios primarios.
Control de versiones.
El auge de los sistemas de gestión documental ha supuesto la mejora y actualización de numerosas funcionalidades. El control de versiones ha estado durante muchos años ligado a la informática favoreciendo la labor de los desarrolladores, pero ¿qué labor puede realizar para mejorar la gestión documental?
¿Qué es el control de versiones?
Se llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron.
Historial de versiones.
El historial de versiones recoge en una misma localización todas las versiones que se han creado de un mismo documento. Es una característica muy diferente dependiendo del tipo de gestor documental con el que se trabaje. Por ejemplo, en los sistemas más avanzados el control de versiones establece la posibilidad de generar un historial ilimitado de versiones al que se podrá volver siempre que se crea necesario.
Seguimiento de cambios.
El seguimiento de cambios es el concepto entorno al que gira la idea del control de versiones. Dependiendo del sistema que se utilice y de lo avanzado de sus características, esta funcionalidad determinará aspectos diferentes.
En los sistemas de gestión documental en los que la colaboración en documentos es un aspecto recurrente, el seguimiento de cambios es una característica fundamental. Por ejemplo, en un documento en el que trabajan diferentes empleados, cada uno aporta parte de sus conocimientos al mismo. Con el seguimiento de cambios no se corre el riesgo de pérdida o modificación de la información, ya que siempre se permite volver a la versión anterior de cualquier archivo.
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